Цэсийн зориулалт

“Зарлага” хэсэг нь бараа материалыг зарлагадаж, зардалд бүртгэн гүйлгээ хийхэд ашиглагдана. Зарлага хийх бараа нь үлдэгдэлтэй байх шаардлагатай бөгөөд зарлага хийснээр тухайн салбарын байршлын барааны үлдэгдэл хасагдана.

Ажлын үндсэн урсгал Зарлага хийх → Бараа сонгох → Салбар / байршил шалгах → Тоо оруулах → Симбол сонгох → Төлөв сонгох → Хадгалах → Зарлагын лавлагаагаар хянах

Талбар	Тайлбар
Зарлага хийх	Бараа материалыг зарлагад бүртгэж, зарлагын гүйлгээ үүсгэнэ.
Зарлагын лавлагаа	Бүртгэгдсэн зарлагын мэдээллийг огноо, төрөл, симбол, тайлант үе, бараа, агуулах зэрэг нөхцлөөр хайж хянана.
Хэвлэх	Зарлагын мэдээллийг баримт эсвэл жагсаалтын хэлбэрээр хэвлэх боломжийг ашиглана.
Экспорт	Лавлагааны мэдээллийг экспортлон гаргана.
Нэмэлт	Тухайн дэлгэц дээр боломжтой нэмэлт үйлдлүүдийг ашиглана.

Эх сурвалжийн тайлбарт зарлагын үндсэн төрлүүдийг Борлуулалт, Зарлага, Кредит залруулга, Дебит залруулга, Буцаалт гэж тодорхойлсон байна. Энэ гарын авлагад эдгээрийг системийн “Төрөл” талбарын хүрээнд тайлбарлав.

1. Зарлага хийх

Зарлага хийх цонх нь бараа материалыг зарлагадах үндсэн бүртгэлийн хэсэг юм. Цонхыг Барааны менежмент → Бараа материал → Зарлага → Зарлага хийх дарааллаар нээнэ.

Үндсэн цэс	Бүлэг	Түвшин 1	Түвшин 2	Код
Барааны менежмент	Бараа материал	Зарлага	Зарлага хийх	IN20001

Энэ үйлдлийг хийхийн өмнө зарлагадах бараа тухайн салбар, байршилд үлдэгдэлтэй эсэхийг шалгана.

Зураг 1. “Зарлага хийх” цонхны үндсэн бүртгэлийн дэлгэц

“Зарлага хийх” үндсэн цонхонд баримтын ерөнхий мэдээлэл дээд хэсэгт, зарлагадах барааны мөрийн мэдээлэл доод хүснэгтэд байрлана. Шинэ бүртгэл үүсгэхдээ энэ цонхоос төрөл, огноо, тайлант үе, төлөв, бараа, салбар, байршил, тоо хэмжээ болон симболын мэдээллийг дарааллаар бөглөнө.

1.1. Шинээр бүртгэл үүсгэх

Шинэ зарлага бүртгэхдээ дэлгэцийн доод хэсэгт байрлах “Нэмэх” товчийг дарж бүртгэлийн шинэ мөр/баримтыг нээнэ. Үүний дараа “Төрөл” талбараас шаардлагатай төрлийг сонгон үндсэн мэдээлэл болон зарлагадах барааны мэдээллийг оруулна.

1. “Нэмэх” товчийг дарж шинэ зарлагын бүртгэл үүсгэнэ.
2. Зарлагын төрөл болон үнийн төрлийг шалгана.
3. Огноо, ажилтан, тайлант үе, төлөв зэрэг үндсэн мэдээллийг шалгана.
4. Зарлагадах барааны кодыг сонгоно.
5. Салбар, байршил болон тоо хэмжээг заавал бөглөж шалгана.
6. Зардлын төрлийг илэрхийлэх “Симбол”-ыг сонгоно.
7. Бүх мэдээллийг шалгасны дараа “Хадгалах” товчийг дарна.

Зураг 2. Шинэ зарлагын баримтад үндсэн мэдээлэл болон барааны мөр оруулсан жишээ

“Нэмэх” товчоор шинэ баримт нээсний дараа үндсэн мэдээллийг бөглөж, зарлагадах барааны мөрийг нэмсэн байдлыг харуулж байна. Барааны кодыг сонгосны дараа холбогдох мэдээллийг шалгаж, салбар, байршил, тоо хэмжээ, симболыг бүрэн оруулна.

Зарлагын баримтын дугаар нь хадгалах үед автоматаар үүсэх тул гараас дугаар оруулахгүй.

1.2.Үндсэн мэдээлэл

Зарлага хийх цонхны дээд хэсэгт байрлах үндсэн мэдээллүүд нь тухайн зарлагын баримтыг таних болон тайлангийн хугацаа, төлөвийг тодорхойлоход ашиглагдана.

Талбар	Тайлбар
Зарлагын #	Шинээр зарлага авч хадгалах үед дугаар нь автоматаар үүснэ. Гараас утга оруулахгүй.
Зарлага хийсэн огноо	Зарлага хийх огноог оруулна.
Зарлага хийх ажилтан	Системд нэвтэрсэн хэрэглэгчийн мэдээллийг автоматаар авч харуулна. Өөрчлөх боломжгүй талбар.
Төрөл: Зарлага	Зарлага төрөлтэй гүйлгээ хийнэ.
Үнийн төрөл	Үндсэн үнийн төрлийг сонгоно.
Тайлант үе	Зарлага хийх огноонд харгалзах тайлант үеийг сонгоно.
Төлөв: Зарлага хийж байна / Зарлага хийсэн	“Зарлага хийж байна” үед мэдээллийг засах, өөрчлөх болон устгах боломжтой. “Зарлага хийсэн” үед өөрчлөлт хийх боломжгүй.
Тайлбар	Нэмэлт тайлбар мэдээлэл оруулах талбар.

1.3. Бараа сонгох, салбар ба байршил

Зарлагадах барааг жагсаалтаас сонгоход тухайн бараатай холбоотой мэдээлэл жагсаалтад орж ирнэ. Барааны код, бар кодын мэдээллийг шалгаад зарлага хийх салбар болон байршлыг сонгоно.

Талбар	Тайлбар	Шаардлага
Барааны код, бар код	Зарлага хийх барааг сонгож оруулна. Тухайн бараатай холбоотой талбарууд бөглөгдөнө.	Заавал
Салбар	Зарлага хийх салбарыг сонгоно.	Заавал
Байршил	Сонгосон салбарт харгалзах байршлуудаас сонгоно.	Заавал
Тоо	Зарлагадах тоо ширхгийг оруулна.	Заавал
Симбол	Зардлын төрлийг сонгоно.	Шалгаж сонгоно

Зураг 3. Зарлагадах бараа, салбар, байршил болон тоо хэмжээг бүртгэсэн жишээ

Сонгосон бараанд зарлага гарах салбар, тухайн салбарын байршил болон бодитоор зарлагадах тоо хэмжээг оруулсан жишээ. Эдгээр талбар нь барааны үлдэгдэл аль байршлаас, хэдий хэмжээгээр буурахыг тодорхойлно.

1.4. Тоо хэмжээ ба зарлагын симбол

“Тоо” талбар нь зарлагадах бодит тоо хэмжээг илэрхийлнэ. “Симбол” талбарт зардлын төрлийг сонгоно. Зарлагын симболуудыг системийн “Гүйлгээний симбол” цонхонд бүртгэж, төрөл тус бүрт дансны тохиргоо хийдэг гэж эх гарын авлагад дурдсан байна.

Шалгах зүйл	Яагаад шалгах вэ?
Тоо	Бодит зарлагадах хэмжээтэй тохирч байгаа эсэхийг шалгана.
Салбар	Зарлага гарах зөв салбарыг тодорхойлно.
Байршил	Сонгосон салбарын зөв байршлаас үлдэгдэл хасагдах нөхцөлийг бүрдүүлнэ.
Симбол	Зарлагын зардлын төрлийг зөв бүртгэхэд ашиглана.
Үнийн төрөл	Системд тохирох борлуулалтын/үнийн мэдээллийг олоход шаардлагатай.

1.5. Төлөв сонгох, хадгалах

Зарлагын баримтыг хадгалахаас өмнө төлөвийг шалгана. Төлөв нь тухайн баримтад цаашид засвар хийх боломжтой эсэхэд нөлөөлнө.

Төлөв	Үйлдэл
Зарлага хийж байна	Мэдээллийг засах, өөрчлөх болон устгах боломжтой.
Зарлага хийсэн	Баримтыг баталгаажсан төлөвт шилжүүлсэн тул өөрчлөлт хийх боломжгүй.

Зураг 4. Зарлагын тоо хэмжээ болон гүйлгээний симбол сонгосон жишээ

Зарлагадах барааны тоо хэмжээг оруулж, тухайн зарлагын зориулалтыг илэрхийлэх гүйлгээний симболыг сонгосон байдлыг харуулна. Симбол нь зардлын төрлийг ялгаж, холбогдох бүртгэлд ашиглагдана.

Хадгалах дараалал:

1. Оруулсан мэдээллүүдийг дахин шалгана.

2. Бараа, салбар, байршил, тоо, симболын мэдээллийг тулгана.

3. Төлөвийг шаардлагатай байдлаар сонгоно.

4. “Хадгалах” товчийг дарна.

5. Хадгалсны дараа зарлагын дугаар автоматаар үүссэн эсэх болон бүртгэл жагсаалтад зөв харагдаж байгаа эсэхийг шалгана.

2. Зарлагын төрлүүд

Эх зарлагын гарын авлагад зарлага хийх үйл ажиллагааг дараах 5 үндсэн төрлөөр хуваасан байна.

Төрөл	Тайлбар
Борлуулалт	Борлуулалттай холбоотой барааны зарлагын гүйлгээний төрөл.
Зарлага	Бараа материалыг зардалд зарлагадах үндсэн төрөл.
Кредит залруулга	Зарлагатай холбоотой кредит залруулгын гүйлгээний төрөл.
Дебит залруулга	Зарлагатай холбоотой дебит залруулгын гүйлгээний төрөл.
Буцаалт	Барааны буцаалттай холбоотой гүйлгээний төрөл.

Зураг 5. Зарлагын төрлийг сонгох цэс болон бүртгэлийн командууд

Шинэ зарлагын бүртгэл үүсгэх үед Төрөл талбараас тухайн үйл ажиллагаанд тохирох төрлийг сонгоно. Борлуулалт төрлийг сонгосноор харилцагчид бараа борлуулсан гүйлгээ бүртгэх боломжтой болно. Сонгосон төрөлтэй холбоотой талбарууд автоматаар идэвхжиж, тухайн төрлийн шаардлагатай мэдээллийг бөглөх боломж бүрдэнэ.

Хэрэглэгчийн хийх үйлдэл

• Төрөл талбарт дарна.
• Жагсаалтаас Борлуулалт төрлийг сонгоно.
• Харилцагч болон дансны мэдээллийг бөглөнө.
• Барааны мэдээллийг оруулна.

Зураг 6. “Борлуулалт” төрлөөр зарлагын мэдээлэл бүртгэсэн жишээ

Борлуулалт төрлийг сонгосны дараа борлуулалтын данс, ББӨ данс, гүйлгээний данс, харилцагч, үнийн төрөл болон барааны мэдээллийг бүрэн бөглөсөн жишээг зурагт үзүүлэв. Барааны код сонгогдсоны дараа барааны нэр, нэгж үнэ болон бусад холбогдох мэдээллүүд автоматаар харагдана.

Хэрэглэгчийн хийх үйлдэл

• Харилцагч сонгоно.
• Дансны мэдээллүүдийг бөглөнө.
• Бараа сонгоно.
• Тоо хэмжээг оруулна.
• Шаардлагатай бол тайлбар нэмнэ.

Юуг шалгах вэ?

• Харилцагч зөв эсэх
• Барааны код зөв эсэх
• Тоо хэмжээ зөв эсэх
• Нэгж үнэ зөв эсэх
• Дансны мэдээлэл зөв эсэх

Зураг 7. “Борлуулалт” төрлийн зарлагыг хадгалсны дараах бүртгэлийн байдал

Бүх шаардлагатай мэдээллийг бөглөсний дараа "Хадгалах" товчийг дарж бүртгэлийг системд хадгална. Хадгалсны дараа бүртгэлд зарлагын дугаар үүсч, мэдээлэл системд бүртгэгдэнэ.

Хэрэглэгчийн хийх үйлдэл

• Бүх мэдээллийг дахин шалгана.
• Хадгалах товч дарна.
• Системийн мэдээллийг хүлээнэ.

Юуг шалгах вэ?

• Зарлагын дугаар үүссэн эсэх
• Төлөв зөв хадгалагдсан эсэх
• Барааны мөрүүд бүрэн хадгалагдсан эсэх

Зураг 8. “Борлуулалт” төрлийн зарлагыг хадгалсны дараах системийн мэдэгдэл

Бүртгэл амжилттай хадгалагдсаны дараа системээс баталгаажуулах мэдээлэл харуулна. Энэхүү мэдээлэл нь зарлагын бүртгэл системд амжилттай үүссэнийг илэрхийлнэ.

Үр дүн

• Зарлагын бүртгэл үүснэ.
• Барааны үлдэгдэл шинэчлэгдэнэ.
• Санхүүгийн холбогдох бичилтүүд бэлтгэгдэнэ.
• Лавлагаанд харагдах боломжтой болно.

Зураг 9. “Зарлага” төрлөөр зарлагын мэдээлэл бүртгэсэн жишээ

Зарлага төрөл нь байгууллагын дотоод хэрэглээ, үйлдвэрлэл, үйлчилгээ болон бусад зориулалтаар бараа материалыг бүртгэлээс хасах үед ашиглагдана. Зурагт дотоод хэрэглээний зориулалтаар барааны зарлага бүртгэсэн жишээг харуулсан болно.

Хэрэглэгчийн хийх үйлдэл

• Төрөл хэсгээс Зарлага сонгоно.
• Холбогдох ажилтан сонгоно.
• Барааны мэдээлэл оруулна.
• Тоо хэмжээ оруулна.
• Симбол сонгоно.

Зураг 10. “Зарлага” төрлийн бүртгэлийг хадгалсны дараах системийн мэдэгдэл

Зарлага төрлийн бүртгэл хадгалагдсаны дараа системээс амжилттай бүртгэгдсэн тухай мэдээлэл харуулна.

Үр дүн

• Барааны үлдэгдэл буурна.
• Зарлагын бүртгэл лавлагаанд бүртгэгдэнэ.
• Тайлангийн мэдээлэл шинэчлэгдэнэ.

Зураг 11. “Кредит залруулга” төрлөөр зарлагын мэдээлэл бүртгэсэн жишээ

Кредит залруулга нь өмнө бүртгэгдсэн борлуулалтын гүйлгээнд засвар хийх шаардлагатай үед ашиглагдана. Энэ төрлийг ашиглахдаа холбогдох данс болон харилцагчийн мэдээллийг зөв сонгох шаардлагатай.

Хэрэглэгчийн хийх үйлдэл

1. Кредит залруулга төрлийг сонгоно.
2. Харилцагч сонгоно.
3. Залруулах барааг сонгоно.
4. Тоо хэмжээ болон үнийг оруулна.

Зураг 12. “Кредит залруулга” төрлийн бүртгэлийг хадгалсны дараах системийн мэдэгдэл

Кредит залруулгын бүртгэл амжилттай хадгалагдсаны дараа системээс баталгаажуулах мэдээлэл харуулна.

Зураг 13. “Дебит залруулга” төрлөөр зарлагын мэдээлэл бүртгэсэн жишээ

Дебит залруулга нь өмнөх гүйлгээний дебит талын мэдээллийг засварлах үед ашиглагдана. Барааны мэдээлэл болон тоо хэмжээг үнэн зөв оруулснаар бүртгэлийн зөрчлөөс сэргийлэх боломжтой.

Юуг шалгах вэ?

✓ Харилцагч зөв эсэх

✓ Дансны мэдээлэл зөв эсэх

✓ Тоо хэмжээ зөв эсэх

✓ Нэгж үнэ зөв эсэх

Зураг 14. “Дебит залруулга” төрлийн бүртгэлийг хадгалсны дараах системийн мэдэгдэл

Дебит залруулгын бүртгэл хадгалагдсаны дараа системээс амжилттай бүртгэгдсэн тухай мэдэгдэл харуулна. Энэ нь залруулгын мэдээлэл системд бүрэн хадгалагдсаныг илэрхийлнэ.

2.1. Зарлагын төрлүүд

Зарлагын бүртгэл үүсгэх үед Төрөл талбараас тухайн гүйлгээний зориулалтад тохирох төрлийг сонгоно. Сонгосон төрлөөс хамааран бөглөх шаардлагатай мэдээлэл, системд үүсэх бүртгэл болон санхүүгийн бичилтүүд өөр өөр байна. Иймээс зарлагын төрлийг зөв сонгох нь барааны үлдэгдэл, санхүүгийн бүртгэл болон тайлангийн мэдээллийн үнэн зөв байдлыг хангахад чухал ач холбогдолтой. Доорх хүснэгтэд зарлагын төрлүүдийн зориулалт, ашиглах нөхцөл болон бүртгэх үед анхаарах үндсэн мэдээллийг харуулав.

Талбар	Тайлбар
Борлуулалт	Харилцагчид бараа борлуулж байгаа үед ашиглана. Борлуулалтын данс, ББӨ данс, гүйлгээний данс, хөнгөлөлтийн данс, харилцагч, үнийн төрөл, төлөв болон холбогдох ажилтны мэдээллийг бөглөсний дараа бараа нэмнэ. Борлуулалтын бүртгэл хадгалагдсанаар барааны үлдэгдэл автоматаар буурч, санхүүгийн холбогдох бичилтүүд үүснэ.
Зарлага	Байгууллагын дотоод хэрэглээ, албан хэрэгцээ, үйлдвэрлэл, үйлчилгээ зэрэг зориулалтаар бараа материалыг бүртгэлээс хасах үед ашиглана. Захиалга хийсэн огноо, үе шат, төлөв болон холбогдох ажилтны мэдээллийг бөглөсний дараа барааг бүртгэнэ.
Кредит залруулга	Өмнөх бүртгэлийн дебит талын мэдээлэлд засвар хийх шаардлагатай үед ашиглана. Борлуулалтын данс, ББӨ данс, гүйлгээний данс, харилцагч, үнийн төрөл, төлөв болон холбогдох ажилтны мэдээллийг бөглөсний дараа барааны тоо хэмжээ, нэгж үнийг оруулж бүртгэнэ.
Дебит залруулга	Өмнөх бүртгэлийн дебит талын мэдээлэлд засвар хийх шаардлагатай үед ашиглана. Борлуулалтын данс, ББӨ данс, гүйлгээний данс, харилцагч, үнийн төрөл, төлөв болон холбогдох ажилтны мэдээллийг бөглөсний дараа барааны тоо хэмжээ, нэгж үнийг оруулж бүртгэнэ.
Буцаалт	Харилцагчаас буцаан хүлээн авсан барааны бүртгэл хийхэд ашиглана. Үнийн төрөл сонгож, буцаах барааг нэмсний дараа тоо хэмжээ, симбол, данс, дэд дансны мэдээллийг бөглөж бүртгэл хийнэ. Буцаалтын бүртгэл нь барааны хөдөлгөөн болон үлдэгдэлд нөлөөлөх тул мэдээллийг нягтлан шалгаж оруулна

3. Зарлагын лавлагаа

“Зарлагын лавлагаа” хэсэг нь өмнө бүртгэгдсэн зарлагын гүйлгээг хайж, жагсаалтаар харах болон шаардлагатай мэдээллийг хянах зориулалттай. Энэ хэсгийг ашиглахын өмнө зарлагын гүйлгээ бүртгэгдсэн байх шаардлагатай.

Үндсэн цэс	Бүлэг	Түвшин 1	Түвшин 2	Код
Барааны менежмент	Бараа материал	Зарлага	Зарлагын лавлагаа	IN30002

Зураг 15. “Буцаалт” төрлөөр зарлагын мэдээлэл бүртгэсэн жишээ

Энэ зурагт “Зарлагын лавлагаа” цонхны хайлтын хэсэг болон бүртгэлийн жагсаалт харагдаж байна. Огноо, төлөв, тайлант үе, бараа, агуулах, симбол зэрэг нөхцөлөөр шүүж шаардлагатай зарлагын бүртгэлийг хайна.

3.1. Хайлтын нөхцөл

Талбар	Тайлбар
Огноо	Хайлт хийх огноог оруулна.
Төрөл: Зарлага хийж байна / Зарлага хийсэн / Бүгд	Зарлагын төлвөөр шүүн хайна. Эх сурвалжид default-аар “Бүгд” сонгогдсон гэж тэмдэглэсэн.
Гүйлгээний симбол	Тухайн нэг симбол сонгож хайлт хийх боломжтой. Заавал сонгох шаардлагагүй.
Тайлант үе	Тайлант үе сонгож хайлт хийнэ.
Барааны код	Тухайн барааны кодоор хайлт хийнэ. Заавал сонгох шаардлагагүй.
Агуулах	Тухайн нэг салбар сонгож хайлт хийнэ. Заавал сонгох шаардлагагүй.
Бар код	Тухайн барааны бар кодоор хайлт хийнэ.
Импорт: Импортын бараа / Импортын бус бараа / Бүгд	Импортын барааны төрлөөр шүүнэ. Default-аар “Бүгд” сонгогдсон.
Зарлагын төрөл: Зарлага / Бүгд	Зарлагын төрлөөр шүүнэ. Default-аар “Бүгд” сонгогдсон.
Зарлагын дэлгэрэнгүй лавлагаа	Check хийснээр зарлага авсан барааны мэдээллийг жагсаалтад дэлгэрэнгүй харуулна.

Хайлтын зөв дараалал: эхлээд хамгийн тодорхой нөхцөлүүдээ (огноо, зарлагын дугаар/бараа, салбар, симбол) сонгоод дараа нь “Хайх” товчийг дарна.

3.2. Зарлагын дэлгэрэнгүй лавлагаа

“Зарлагын дэлгэрэнгүй лавлагаа” сонголтыг идэвхжүүлснээр зарлагаар гарсан барааны мэдээллийг жагсаалтад дэлгэрэнгүй харах боломжтой. Энэ нь зөвхөн баримтын ерөнхий мэдээлэл бус, тухайн зарлагад орсон барааны мөрүүдийг шалгахад ашиглагдана.

Зураг 16. Зарлагын лавлагааны жагсаалт болон хайлтын үр дүнгийн жишээ

Сонгосон хайлтын нөхцөлд тохирсон зарлагын бүртгэлүүд жагсаалтаар гарсан жишээ. Үр дүнгээс баримтын огноо, төрөл, бараа, салбар/агуулах, тоо хэмжээ болон бусад холбогдох мэдээллийг тулган шалгана.

Лавлагааны мэдээллийг шалгахдаа дараахыг тулгана:

• Огноо болон тайлант үе зөв эсэх.
• Зарлагын төрөл болон гүйлгээний симбол зөв эсэх.
• Барааны код, бар код зөв эсэх.
• Зарлага гарсан салбар/агуулах зөв эсэх.
• Импортын төрөл зөв шүүгдсэн эсэх.
• Зарлагадах тоо хэмжээ бүртгэлтэй мэдээлэлтэй нийцэж байгаа эсэх.

4. Алдааны мэдээлэл ба шийдэл

Зарлага хийх үед заавал бөглөх талбар дутуу эсвэл шаардлагатай тохиргоо олдохгүй бол систем алдааны мэдээлэл харуулна. Алдаатай мөрийг засахын өмнө ямар талбар дээр асуудал гарсныг шалгана.

Алдааны мэдээлэл	Тайлбар / Шалгах зүйл
<Тоо> талбарт мэдээлэл оруулах шаардлагатай.	Барааны зарлагадах тоо ширхэг оруулаагүй байна. “Тоо” талбарыг бөглөнө.
<Симбол> талбарт мэдээлэл оруулах шаардлагатай.	Симбол буюу зарлагын төрлийг сонгоогүй байна.
<Байршил> талбарт мэдээлэл оруулах шаардлагатай.	Зарлага гарах байршлыг сонгоогүй байна.
<Салбар> талбарт мэдээлэл оруулах шаардлагатай.	Зарлага гарах салбарыг сонгоогүй байна.
<...> харгалзах борлуулалтын үнэ олдсонгүй!	Үнийн төрөл сонгогдоогүй үед ийм мэдээлэл гарч болно. Үнийн төрлийг шалгана.

Алдаа гарсан үед мэдээллийг шууд дахин дахин хадгалах бус, алдааны мессежид заасан талбарыг эхэлж бөглөж/засварлана. Дараа нь хадгалалтыг дахин шалгана.

5. Хэвлэх, экспорт болон нэмэлт үйлдэл

Зарлагын мэдээллийг баримтаар эсвэл жагсаалтаар хэвлэх, мөн экспортлох боломжтой. Эх сурвалжид эдгээр командын үндсэн зориулалтыг дараах байдлаар тайлбарласан.

Команд	Зураг	Тайлбар
Нэмэх		Шинээр бүртгэл үүсгэнэ.
Хадгалах		Оруулсан болон засварласан мэдээллийг хадгална.
Устгах		Бүртгэлийг устгах үйлдэлд ашиглана.
Болих		Оруулсан эсвэл засварласан мэдээллийг цуцалж, өмнөх байдалд сэргээнэ.
Нэмэлт		Бараа болон тухайн дэлгэцийн нэмэлт мэдээлэл/үйлдлийг ашиглана.
Хэвлэх		Мэдээллийг жагсаалт эсвэл баримтын хэлбэрээр хэвлэнэ.
Экспорт		Мэдээллийг экспортлон гаргана.

Хэвлэх болон экспорт хийхээс өмнө хайлтын нөхцөл зөв эсэхийг шалгах нь шаардлагатай мэдээллийг буруу хүрээнд гаргахаас сэргийлнэ.

6. Дэлгэрэнгүй жишээ

Жишээ нөхцөл: Агуулахын тодорхой байршилд байгаа бараанаас байгууллагын дотоод хэрэгцээнд зарлага хийх шаардлагатай гэж үзье.

Жишээ өгөгдөл (ойлгоход зориулсан): Бараа – дотоод хэрэглээний материал; Тоо – 5 ширхэг; Төрөл – Зарлага; Салбар/байршил – бодит үлдэгдэл байгаа салбар ба байршлыг сонгоно; Симбол – тухайн дотоод хэрэглээний зардлын зориулалтад тохирох симбол. Эдгээр жишээ утгыг байгууллагын бодит мэдээллээр солино.

• Барааны менежмент → Бараа материал → Зарлага → Зарлага хийх цонхыг нээнэ.
• “Нэмэх” товчийг дарж шинэ зарлагын баримт үүсгэнэ.
• Зарлагын огноо болон системээс автоматаар орж ирсэн ажилтны мэдээллийг шалгана.
• Үнийн төрөл болон тайлант үеийг сонгоно.
• Төрлийг тухайн ажил гүйлгээнд тохируулан сонгоно.
• Барааны код/бар кодоор зарлагадах барааг сонгоно.
• Зарлага гарах зөв салбар болон тухайн салбарын байршлыг сонгоно.
• “Тоо” талбарт бодитоор зарлагадах хэмжээг оруулна.
• “Симбол” талбарт тухайн зардлын төрлийг сонгоно.
• Тайлбар шаардлагатай бол нэмэлт тайлбар оруулна.
• Төлөвийг шалгаад мэдээллээ хадгална.
• Зарлагын лавлагаа руу орж огноо, бараа, салбар, төрөл болон симболын нөхцлөөр хайж бүртгэл зөв орсныг шалгана.

• Шаардлагатай бол дэлгэрэнгүй лавлагааг идэвхжүүлж зарлагадсан барааны мөрүүдийг хянана.
• Зарлага хийсний дараа салбарын болон байршлын үлдэгдлийн лавлагаагаар үлдэгдлийн өөрчлөлтийг шалгана.

7. Баталгаажуулахын өмнөх Checklist

• Огноо зөв эсэх
• Ажилтан зөв хэрэглэгчээр орсон эсэх
• Төрөл зөв эсэх
• Үнийн төрөл сонгосон эсэх
• Тайлант үе зөв эсэх
• Барааны код, бар код зөв эсэх
• Салбар зөв эсэх
• Байршил зөв эсэх
• “Тоо” бодит зарлагадах хэмжээнд тохирч байгаа эсэх
• Симбол буюу зардлын төрөл зөв эсэх
• Тайлбар шаардлагатай бол оруулсан эсэх
• Төлөв зөв эсэх болон “Зарлага хийсэн” төлөвийн дараа засвар хийх боломжгүйг тооцсон эсэх
• Хадгалсны дараа зарлагын дугаар үүссэн эсэх
• Зарлагын лавлагаанд бүртгэл зөв харагдаж байгаа эсэх
• Шаардлагатай бол зарлагын дэлгэрэнгүй лавлагааг шалгасан эсэх
• Салбар/байршлын үлдэгдэлд өөрчлөлт зөв орсон эсэх
•  Хэвлэх/экспортын өмнө хайлтын нөхцөл зөв эсэх

8. Дүгнэлт

Ultimate ERP-ийн “Зарлага” цэсээр бараа материалыг зарлагадах үйл ажиллагааг бараа сонгох, салбар ба байршил тодорхойлох, тоо хэмжээ болон симбол бүртгэх, төлөв сонгох, хадгалах дарааллаар гүйцэтгэнэ. Бүртгэл хийсний дараа “Зарлагын лавлагаа”-гаар мэдээллийг хайж шалгах бөгөөд шаардлагатай тохиолдолд дэлгэрэнгүй лавлагаа, үлдэгдлийн лавлагаа, хэвлэх болон экспортын үйлдлийг ашиглана. Зарлагын бүртгэлийн үндсэн хяналтын цэг нь барааны үлдэгдэл, салбар/байршил, тоо хэмжээ, симбол, үнийн төрөл болон төлөвийг зөв сонгох явдал юм. Эдгээр мэдээллийг хадгалахаас өмнө тулган шалгаж, хадгалсны дараа лавлагаагаар дахин баталгаажуулснаар бүртгэлийн мэдээллийг хяналттайгаар ашиглах боломж бүрдэнэ. Энэхүү гарын авлага нь хэрэглэгч зарлагын цонхыг нэг бүрчлэн ойлгож, шинэ зарлага бүртгэхээс эхлээд лавлагаагаар шалгах хүртэлх үндсэн үйл ажиллагааг дарааллын дагуу гүйцэтгэхэд зориулагдсан.

​

​