4. Зарлагын лавлагаа

“Зарлагын лавлагаа” хэсэг нь өмнө бүртгэгдсэн зарлагын гүйлгээг хайж, жагсаалтаар харах болон шаардлагатай мэдээллийг хянах зориулалттай. Энэ хэсгийг ашиглахын өмнө зарлагын гүйлгээ бүртгэгдсэн байх шаардлагатай.

Зураг 15. “Буцаалт” төрлөөр зарлагын мэдээлэл бүртгэсэн жишээ

Тайлбар: Энэ зурагт “Зарлагын лавлагаа” цонхны хайлтын хэсэг болон бүртгэлийн жагсаалт харагдаж байна. Огноо, төлөв, тайлант үе, бараа, агуулах, симбол зэрэг нөхцөлөөр шүүж шаардлагатай зарлагын бүртгэлийг хайна.

Анхаарах

Хайлтын үр дүн буруу эсвэл хоосон гарвал эхлээд огнооны хүрээ, төлөв болон бусад шүүлт хэт нарийссан эсэхийг шалгана. Дэлгэрэнгүй мөрийн мэдээлэл шаардлагатай бол “Зарлагын дэлгэрэнгүй лавлагаа” сонголтыг идэвхжүүлнэ. Лавлагаанд хайлтын нөхцөлийг сонгоод “Хайх” үйлдлийг ажиллуулснаар тохирох зарлагын бүртгэлүүдийг жагсаалтаар харна.

4.1. Хайлтын нөхцөл

Хайлтын зөв дараалал: эхлээд хамгийн тодорхой нөхцөлүүдээ (огноо, зарлагын дугаар/бараа, салбар, симбол) сонгоод дараа нь “Хайх” товчийг дарна.

4.2. Зарлагын дэлгэрэнгүй лавлагаа

“Зарлагын дэлгэрэнгүй лавлагаа” сонголтыг идэвхжүүлснээр зарлагаар гарсан барааны мэдээллийг жагсаалтад дэлгэрэнгүй харах боломжтой. Энэ нь зөвхөн баримтын ерөнхий мэдээлэл бус, тухайн зарлагад орсон барааны мөрүүдийг шалгахад ашиглагдана.

Зураг 16. Зарлагын лавлагааны жагсаалт болон хайлтын үр дүнгийн жишээ

Тайлбар: Сонгосон хайлтын нөхцөлд тохирсон зарлагын бүртгэлүүд жагсаалтаар гарсан жишээ. Үр дүнгээс баримтын огноо, төрөл, бараа, салбар/агуулах, тоо хэмжээ болон бусад холбогдох мэдээллийг тулган шалгана.

Анхаарах

Лавлагааны мэдээллийг зөвхөн жагсаалтаар хараад дуусгахгүй, шаардлагатай үед барааны мөрийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл болон салбар/байршлын үлдэгдлийн өөрчлөлтийг давхар шалгаж баталгаажуулна.

Лавлагааны мэдээллийг шалгахдаа дараахыг тулгана:

• Огноо болон тайлант үе зөв эсэх.
• Зарлагын төрөл болон гүйлгээний симбол зөв эсэх.
• Барааны код, бар код зөв эсэх.
• Зарлага гарсан салбар/агуулах зөв эсэх.
• Импортын төрөл зөв шүүгдсэн эсэх.
• Зарлагадах тоо хэмжээ бүртгэлтэй мэдээлэлтэй нийцэж байгаа эсэх.

5. Алдааны мэдээлэл ба шийдэл

Зарлага хийх үед заавал бөглөх талбар дутуу эсвэл шаардлагатай тохиргоо олдохгүй бол систем алдааны мэдээлэл харуулна. Алдаатай мөрийг засахын өмнө ямар талбар дээр асуудал гарсныг шалгана.

Алдаа гарсан үед мэдээллийг шууд дахин дахин хадгалах бус, алдааны мессежид заасан талбарыг эхэлж бөглөж/засварлана. Дараа нь хадгалалтыг дахин шалгана.

6. Холбогдох цонх ба үлдэгдлийн хяналт

Зарлага хийх цонх нь барааны үлдэгдэл болон гүйлгээний мэдээллийг шалгах бусад цонхтой холбоотой.

Үндсэн хяналтын цэг нь: зарлага хийхийн өмнө үлдэгдэлтэй эсэхийг шалгах, зарлага хийсний дараа салбар болон байршлын үлдэгдэл өөрчлөгдсөн эсэхийг лавлагаагаар дахин хянах явдал юм.

7. Хэвлэх, экспорт болон нэмэлт үйлдэл

Зарлагын мэдээллийг баримтаар эсвэл жагсаалтаар хэвлэх, мөн экспортлох боломжтой. Эх сурвалжид эдгээр командын үндсэн зориулалтыг дараах байдлаар тайлбарласан.

Хэвлэх болон экспорт хийхээс өмнө хайлтын нөхцөл зөв эсэхийг шалгах нь шаардлагатай мэдээллийг буруу хүрээнд гаргахаас сэргийлнэ.

8. Дэлгэрэнгүй жишээ

Жишээ нөхцөл: Агуулахын тодорхой байршилд байгаа бараанаас байгууллагын дотоод хэрэгцээнд зарлага хийх шаардлагатай гэж үзье.

Жишээ өгөгдөл (ойлгоход зориулсан): Бараа – дотоод хэрэглээний материал; Тоо – 5 ширхэг, Төрөл – Зарлага, Салбар/байршил – бодит үлдэгдэл байгаа салбар ба байршлыг сонгоно, Симбол – тухайн дотоод хэрэглээний зардлын зориулалтад тохирох симбол. Эдгээр жишээ утгыг байгууллагын бодит мэдээллээр солино.

• Барааны менежмент → Бараа материал → Зарлага → Зарлага хийх цонхыг нээнэ.
• “Нэмэх” товчийг дарж шинэ зарлагын баримт үүсгэнэ.
• Зарлагын огноо болон системээс автоматаар орж ирсэн ажилтны мэдээллийг шалгана.
• Үнийн төрөл болон тайлант үеийг сонгоно.
• Төрлийг тухайн ажил гүйлгээнд тохируулан сонгоно.
• Барааны код/бар кодоор зарлагадах барааг сонгоно.
• Зарлага гарах зөв салбар болон тухайн салбарын байршлыг сонгоно.
• “Тоо” талбарт бодитоор зарлагадах хэмжээг оруулна.
• “Симбол” талбарт тухайн зардлын төрлийг сонгоно.
• Тайлбар шаардлагатай бол нэмэлт тайлбар оруулна.
• Төлөвийг шалгаад мэдээллээ хадгална.
• Зарлагын лавлагаа руу орж огноо, бараа, салбар, төрөл болон симболын нөхцлөөр хайж бүртгэл зөв орсныг шалгана.
• Шаардлагатай бол дэлгэрэнгүй лавлагааг идэвхжүүлж зарлагадсан барааны мөрүүдийг хянана.
• Зарлага хийсний дараа салбарын болон байршлын үлдэгдлийн лавлагаагаар үлдэгдлийн өөрчлөлтийг шалгана.

9. Анхаарах зүйлс

• Зарлага хийхээс өмнө тухайн бараа шаардлагатай үлдэгдэлтэй эсэхийг шалгана.
• Зарлага гарах салбар болон байршлыг заавал тулган шалгана.
• “Тоо” талбарт бодит зарлагадах хэмжээг оруулна.
• “Симбол” буюу зардлын төрлийг орхигдуулахгүй сонгоно.
• Үнийн төрөл сонгоогүй тохиолдолд борлуулалтын үнэ олдохгүй байх алдааг шалгана.
• “Зарлага хийж байна” болон “Зарлага хийсэн” төлөвийн ялгааг анхаарна.
• “Зарлага хийсэн” төлөвт оруулсны дараа өөрчлөлт хийх боломжгүй тул баталгаажуулахаас өмнө бүх мэдээллийг дахин шалгана.
• Лавлагаагаар хайхдаа огноо, төрөл, симбол, тайлант үе, бараа, агуулах болон импортын нөхцлөө зөв сонгоно.
• Хэвлэх болон экспорт хийхийн өмнө шүүлтийн нөхцөлөө шалгана.
• Зарлага хийсний дараа салбар болон байршлын үлдэгдэлд гарсан өөрчлөлтийг шалгана, кредит/дебит залруулгад “Тоо” болон “Нэгж үнэ”, буцаалтад “Тоо”, “Симбол”, “Данс”, “Дэд данс”-ыг тус тус шалгана.

10. Баталгаажуулахын өмнөх Checklist

• Огноо зөв эсэх
• Ажилтан зөв хэрэглэгчээр орсон эсэх
• Төрөл зөв эсэх
• Үнийн төрөл сонгосон эсэх
• Тайлант үе зөв эсэх
• Барааны код, бар код зөв эсэх
• Салбар зөв эсэх
• Байршил зөв эсэх
• “Тоо” бодит зарлагадах хэмжээнд тохирч байгаа эсэх
• Симбол буюу зардлын төрөл зөв эсэх
• Тайлбар шаардлагатай бол оруулсан эсэх
• Төлөв зөв эсэх болон “Зарлага хийсэн” төлөвийн дараа засвар хийх боломжгүйг тооцсон эсэх
• Хадгалсны дараа зарлагын дугаар үүссэн эсэх
• Зарлагын лавлагаанд бүртгэл зөв харагдаж байгаа эсэх
• Шаардлагатай бол зарлагын дэлгэрэнгүй лавлагааг шалгасан эсэх
• Салбар/байршлын үлдэгдэлд өөрчлөлт зөв орсон эсэх
•  Хэвлэх/экспортын өмнө хайлтын нөхцөл зөв эсэх

11. Дүгнэлт

Ultimate ERP-ийн “Зарлага” цэсээр бараа материалыг зарлагадах үйл ажиллагааг бараа сонгох, салбар ба байршил тодорхойлох, тоо хэмжээ болон симбол бүртгэх, төлөв сонгох, хадгалах дарааллаар гүйцэтгэнэ. Бүртгэл хийсний дараа “Зарлагын лавлагаа”-гаар мэдээллийг хайж шалгах бөгөөд шаардлагатай тохиолдолд дэлгэрэнгүй лавлагаа, үлдэгдлийн лавлагаа, хэвлэх болон экспортын үйлдлийг ашиглана.

Зарлагын бүртгэлийн үндсэн хяналтын цэг нь барааны үлдэгдэл, салбар/байршил, тоо хэмжээ, симбол, үнийн төрөл болон төлөвийг зөв сонгох явдал юм. Эдгээр мэдээллийг хадгалахаас өмнө тулган шалгаж, хадгалсны дараа лавлагаагаар дахин баталгаажуулснаар бүртгэлийн мэдээллийг хяналттайгаар ашиглах боломж бүрдэнэ.

Энэхүү гарын авлага нь хэрэглэгч зарлагын цонхыг нэг бүрчлэн ойлгож, шинэ зарлага бүртгэхээс эхлээд лавлагаагаар шалгах хүртэлх үндсэн үйл ажиллагааг дарааллын дагуу гүйцэтгэхэд зориулагдсан.